La gestion administrative et le bon entretien de l’immeuble doivent être pris en charge par un syndic de copropriété. Il peut être un professionnel ou non. Mais l’essentiel, c’est qu’il puisse faire le suivi et le contrôle de certaines tâches liées à la vie de la copropriété. Confier cette tâche à des personnes non qualifiées peut entrainer des conflits et des problèmes. Il est donc préférable de trouver des professionnels qui sont plus disponibles, plus accessibles et qui répondent au mieux aux attentes des propriétaires. Mais les syndics traditionnels peuvent facturer des tarifs élevés. Alors, de nouveaux acteurs ont surgit et proposent leurs prestations pour gérer la copropriété autrement. En effet, depuis quelques années les syndics en ligne offrent des services semblables aux syndics traditionnels, avec plus d’avantages.
Les missions d’un syndic en ligne
Le syndic de propriété en ligne est une forme de syndic dématérialisé et qui offre des services à distance. Il s’agit de prestations semblables à celles du syndic traditionnel mais dont la présence physique n’est pas indispensable. Autrement dit, le syndic en ligne assure l’administration et la gestion financière de la copropriété. En outre, il tient la comptabilité et supervise le compte bancaire. Mais en plus, il assume le recouvrement des impayés par le biais d’un avis de courrier et de mise en demeure. Et bien entendu, il fait en sorte que les copropriétaires respectent le règlement de copropriété. L’une des plus grandes responsabilités du syndic est l’organisation des assemblées générales. Alors, le syndic de copropriété en ligne se charge de l’envoi des convocations et de l’ordre du jour. En outre, il met à disposition des copropriétaires et du conseil syndical un espace en ligne afin que ces réunions se passent bien. Par contre, il laisse le conseil syndical diriger la séance et aucun représentant du syndic ne sera présent pendant ces assemblées. En résumé, le syndic de copropriété en ligne assure quasiment les mêmes missions qu’un syndic traditionnel. En revanche, il offre de nombreux avantages par rapport à son homologue.
Accessibilité et rapidité
L’un des avantages d’un syndic de copropriété en ligne est l’accompagnement à distance. Effectivement, avec un syndic traditionnel, pour régler un conflit ou éclaircir une situation, il fallait prendre rendez-vous. Grâce à Internet, des services plus accessibles sont offerts par ce nouveau syndic. Ce qui permet la réalisation de différentes démarches d’une façon plus rapide et sans se déplacer. En plus, ce système permet de bénéficier d’une assistance humaine en ligne, par mail ou par téléphone, afin d’accompagner et de répondre aux besoins des copropriétaires. Ces derniers peuvent ainsi recevoir des réponses et des interventions plus rapides à leurs requêtes. Et en cas d’une nécessité de présence physique, le copropriétaire peut envoyer une demande via une application web fournie par le syndic en question. Généralement, ce dernier confie les misions physiques à des prestataires ou collaborateurs qui peut être un des copropriétaires. D’ailleurs, cette gestion partagée peut constituer aussi un avantage du syndic en ligne. En effet, certaines personnes souhaitent participer activement à la vie de la copropriété. Elles peuvent, par conséquent servir d’intermédiaires entre les autres copropriétaires et le syndic. En outre, elles sont également impliquées dans certaines tâches de contrôle ou d’assistance aux copropriétaires retraités. En revanche, si les propriétaires ne veulent pas s’impliquer dans certaines situations, le syndic en ligne doit confier ces missions à un tiers prestataire.
Transparence et tarifs très attractifs
Le syndic de copropriété en ligne est une plateforme en ligne qui se charge de la gestion de la copropriété. Il s’agit de professionnels qui proposent les mêmes prestations qu’un syndic traditionnel. Toutefois, cette forme de syndic offre l’avantage d’être plus accessible et plus pratique. En effet, derrière le site internet, le syndic en ligne gère et répond plus rapidement l’administration de la copropriété. Plus précisément, il met à disposition les différents outils et les documents nécessaires à la gestion de la copropriété. Tout se fait en ligne, même la prise de contact. Il est sans doute moins présent sur place, mais plus joignable et plus disponible que certains professionnels. En d’autres termes, le syndic en ligne assure les mêmes fonctions qu’un syndic traditionnel, mais à distance. Une formule qui séduit de plus en plus, car les solutions digitales permettent une plus grande transparence et rapidité. En outre, un des plus grands avantages des syndics en ligne réside dans leur tarif. Effectivement, ils proposent des tarifs très attractifs. Ce coût peut être 3 à 4 fois moins cher que celui d’un syndic traditionnel. Ce coût particulièrement bas s’explique par le fait qu’il n’y a pas de déplacement physique dans les copropriétés. Mais aussi grâce à la dématérialisation des prestations et l’absence du représentant du syndic au conseil syndical et lors de l’assemblée générale. Enfin, il est aussi expliqué par la participation et l’implication des copropriétaires et des conseillers syndicaux dans certaines missions.
Limites d’un syndic de copropriété en ligne
Toutefois, le syndic en ligne présente tout de même quelques inconvénients. En effet, certaines tâches nécessitent une présence physique, telles qu’un cas d’éventuel sinistre, la réunion du conseil syndical, le suivi du chantier, les contrôles périodiques de la résidence…Or, le syndic en ligne ne se déplace pas. Le fait de confier ces missions à d’autres personnes peut entrainer des conflits, une non-conformité des travaux ou des problèmes opérationnels. Et il est possible que les propriétaires ne souhaitent pas s’impliquer dans les tâches quotidiennes de la copropriété. En effet, ces missions nécessitent du temps et un investissement personnel des conseillers syndicaux et des copropriétaires. Un autre inconvénient réside dans le fait qu’un syndic en ligne n’a pas toujours l’expertise juridique et technique pour une bonne gestion de la copropriété. En outre, il est préférable que les copropriétaires s’entendent bien, car le syndic en ligne tient plutôt le rôle de médiateur que recouvreur, en ce qui concerne les impayés, par exemple. En plus, au-delà d’un certain nombre de lots, il s’avère plus difficile de gérer les équipements collectifs à distance. Par ailleurs, certaines personnes estiment que le manque de contact humain rend les prestations moins chaleureuses. Bref, le syndic de copropriété en ligne est idéal pour les petites et moyennes structures car l’absence physique du syndic est surmontable par le conseil syndical. Et avant de confier la gestion de l’immeuble à ces nouveaux syndics, il faut se préparer à consacrer un peu de son temps pour effectuer certaines tâches liées à la copropriété.